Una de las complejidades del Project Management es que cada proyecto es único, no es un producto que se pueda replicar fácilmente; ya que cada proyecto ocurre en unas circunstancias características, en un determinado tiempo, con un determinado equipo y en un determinado lugar. Por tanto, siempre se ha considerado fundamental documentar lo que ocurre en el proyecto: capturar los eventos y circunstancias acaecidos para poder identificar posteriormente enseñanzas, aciertos, errores y oportunidades de mejora.
¿Qué tipo de datos deben documentarse en un diario de proyecto?
Podrían agruparse en tres tipos de datos principales:
- Profesionales: qué proceso se ha seguido, cuáles han sido los aprendizajes, qué soluciones se han decidido para un determinado problema y por qué…
- Personales: cómo te has sentido en la gestión del proyecto o al afrontar un determinado obstáculo, cómo has reaccionado frente a lo que ha ocurrido, qué oportunidades de formación en conocimiento o gestión has detectado…
- De equipo: quiénes han participado en cada paso, cómo ha sido la comunicación con los otros miembros, qué tipo de herramientas de liderazgo se han ejercido…
¿Por qué es mejor documentar en modo diario?
Ocurren muchos eventos durante el desarrollo de un proyecto y los recuerdos se pueden deformar o incluso perderse; por lo que es preferible escribir los acontecimientos en el momento. Además, en muchos casos queremos documentar sensaciones o sentimientos que deben ser registradas a la vez que ocurren, de lo contrario se perdería perspectiva por el paso del tiempo.
¿Cuál debería ser el objetivo de un diario de proyecto?
El objetivo principal de un diario de proyecto es consignar los acontecimientos de un proyecto para, en un momento posterior, poder reflexionar sobre ellos y analizarlo para identificar oportunidades de mejora personal o profesional. No obstante, también puede tener utilidades alternativas como recuperar información específica que se requiera en un momento posterior como por ejemplo para solucionar un conflicto.
¿Qué forma tiene un diario de proyecto?
- Frecuencia: no es necesario escribir todos los días: la periodicidad debe ser frecuente, pero puede ser semanal o quincenal.
- Formato: puede usarse cualquier editor en el que escribir, subir fotos, dibujos o incluso videos: hay que tener en cuenta que los registros no textuales son rápidos y fáciles de documentar.
- Privacidad: suele ser de uso privado y exclusivo del autor o del equipo gestor del proyecto; con el objetivo de poder registrar todo lo necesario sin pensar en quién puede acceder a él.
- Grado de detalle: no es necesario sobre-documentar ni registrar absolutamente todo, sino centrarse en escribir lo necesario para poder recordarlo posteriormente
¿Cómo termina un diario de proyecto?
No es necesario hacer nada específico para cerrar el diario de proyecto, en realidad sólo el registro periódico ya es útil; pero es habitual terminar un diario de proyecto con un Case Study. En este resumen final se reflexiona sobre lo ocurrido durante el proyecto, releyendo todas las entradas del diario; y se da un formato que permita recuperar y mostrar rápidamente las enseñanzas del caso a uno mismo o a terceros.